به گزارش پایگاه اطلاع رسانی کانون سردفتران و دفتریاران، از نظر حقوقی، سند، نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استناد باشد و به زبان ساده‌تر، سند، نوشته‌ای است که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده می‌کنند.
سند به دو قسم تقسیم می‌شود:

۱- سند رسمی

۲- سند عادی

مقصود از سند رسمی آن است که توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شوند؛ مانند اسنادی که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک یا توسط دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود.

٢٠ نکته کاربردى و مهم در خصوص سند رسمی به شرح ذیل می باشد:

۱ ـ سند رسمی درباره طرفین و وراث و قائم مقام آن‌ها نافذ و معتبر است (ماده ۱۲۹۰ قانون مدنی).

۲- تاریخ سند رسمی معتبر است حتی بر علیه ثالث (ماده ۱۳۰۵ قانون مدنی).

۳- انکار نسبت به مندرجات سند رسمی راجع به اخذ وجه یا مال یا تعهد به تأدیه وجه یا تسلیم مال مسموع نیست (ماده ۱۲۹۲ قانون مدنی و ماده ۷۰ قانون ثبت اسناد).

۴- صرفاً و فقط سند رسمی است که به نقل و انتقال حق کسب و پیشه از مستأجر سابق به مستأجر جدید اعتبار می‌بخشد (تبصره ۲ ماده ۱۹ قانون مالک ومستاجر مصوب ۱۳۵۶).

۵- نقل و انتقال سهم الشرکه در شرکت‌ها با مسئولیت محدود به عمل نمی‌آید، مگر با سند رسمی (ماده ۱۰۳ قانون تجارت).

۶- مدلول تمامی اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج به حکمی از محاکم لازم الاجراست، مگر در مورد تسلیم عین منقولی که شخص ثالثی متصرف و مدعی مالکیت آن باشد (ماده ۹۲ قانون ثبت اسناد).

۷- تمام اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلا و بدون مراجعه به محاکم لازم الاجراست (ماده ۹۳ قانون ثبت اسناد).

۸- مبلغ اجاره مقید در سند رسمی به عنوان ماخذ وصول مالیات مستغلات معتبر و ملاک عمل اداره امور مالیاتی به عنوان مبنای وصول مالیات است (ماده ۵۴ قانون مالیات‌های مستقیم).

۹- الزام به ایفای تعهدات در سند رسمی از جمله پرداخت بدهی در سر رسید وصول مطالبات و یا تخلیه اماکن استیجاری اعم از مسکونی و تجاری (باسندرسمی) از طریق صدور اجرائیه از طریق دفترخانه تنظیم کننده سند و واحد اجرای ثبت حسب مورد ممکن و نیاز به دادرسی ندارد (بند الف. ماده یک آیین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی مصوب ۱۱/۶/۱۳۸۷ و بند الف. ماده ۲ همان آیین نامه و غیره).

۱۰- وجود شخصی متخصص و معتمد و امین و عادل و متعهد و متبحر به عنوان سردفتر نیز به عنوان کاتبین سند رسمی از مزایای سند رسمی محسوب است.

۱۱- سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است تمامی محتویات و امضا‌های مندرجه در آن معتبر است، مگر این که مجعولیت آن سند ثابت شو (ماده ۷۰ قانون ثبت اسناد).

۱۲- امکان دریافت رونوشت مصدق اسناد رسمی در صورت فقدان اصل اسناد از دفترخانه ممکن است و درصورت تصدیق مطابقت آن با ثبت دفتر به منزله اصل سند خواهدبود (ماده ۷۴ قانون ثبت اسناد).

۱۳- در صورتی که درخواست تأمین خواسته از دادگاه مستند به سند رسمی باشد، دادگاه مکلف به قبول درخواست است (بندالف ماده ۱۰۸ قانون آیین دادرسی مدنی).

۱۴- در مواردی که دعاوی مستند به سند رسمی باشد، خوانده نمی‌تواند برای تأمین خسارات احتمالی خود درخواست تأمین کند (ماده ۱۱۰ قانون آیین دادرسی مدنی).

۱۵- هزینه تنظیم اسناد رسمی به مراتب کمتر از سند عادی است.

۱۶- امکان وقوع معاملات معارض در معاملات با سند رسمی به مراتب کمتر است.

۱۷- با تنظیم سند رسمی در خصوص پیش فروش ساختمان متعاملین و واسطه آن‌ها مشمول مجازات‌های حقوقی و کیفری مقرر در قانون نخواهد شد (قانون پیش فروش ساختمان).

۱۸- ترویج تنظیم سند رسمی نقش عمده‌ای در قضا زدایی خواهد داشت.

۱۹ ـ پذیرفته شدن اسناد رسمی در مورد عقود و معاملات املاک ثبت شده (دردفتراملاک) و نیز عقود و معاملات در مورد املاک ثبت نشده و نیز صلح نامه وهبه نامه در محاکم و ادارات دولتی (مواد ۴۶، ۴۷ و ۴۸ قانون ثبت اسناد).

۲۰- عدم اعتبار دادن به اسناد ثبت شده از طرف قضات و مأموران دیگر دولتی موجب مجازات و تعقیب انتطامی قضات و مأموران دولتی خواهدشد (ماده ۷۳ قانون ثبت اسناد).